Это учебный пересказ смысла стандарта простым языком, а не официальный текст ГОСТ. Для настоящей работы нужен сам стандарт. Здесь имеется в виду редакция ГОСТ 34.201-2020 (взамен ГОСТ 34.201-89); если в задании указан старый год, уточни у преподавателя, какую редакцию требуют.

ГОСТ 34.201-2020

Обозначение документов

Зачем документам шифры и как думать об обозначениях без зубрёжки таблиц.

В большом проекте десятки файлов. Обозначение — это «инвентарный номер» документа в комплекте АС: по нему отличают вид, принадлежность к системе и место в учёте.

Зачем это нужно

Не перепутать ТЗ на всю АС и ТЗ на подсистему.
Связать документ с конкретной системой и организацией.
Вести ведомости и контроль изменений.
Искать нужную бумагу через год сопровождения.

Учебная логика (без копирования кодов)

В обозначении обычно «зашивают» признаки: о какой системе речь, какой это вид документа, иногда — номер части или исполнения. Точные правила берутся из актуальной редакции стандарта и правил организации. На учёбе важно понять принцип: имя файла «final2.docx» обозначением не является.